En su proceso de transformación digital, Comercial Cuatro ha implementado la solución SealSign, que garantiza la agilidad del proceso de gestión documental de los trámites con sus clientes. El nuevo sistema agiliza la gestión administrativa al reducir los trámites y procedimientos que se deben realizar, garantizando la identidad de los usuarios de forma fehaciente.
A pesar de que desde hace décadas se habla de la “oficina sin papeles” esta circunstancia aún queda lejos, sobre todo porque continúan existiendo algunas barreras culturales y legales que lo dificultan. De esta manera, aunque tengamos un documento en formato electrónico, cuando es necesario firmarlo se sigue recurriendo a su impresión y firma, frente a las ventajas de la firma electrónica.
SealSign, desarrollado por la unidad de ciberseguridad de Telefónica Tech, es una plataforma modular de firma digital y biométrica con validez legal integrada con aplicaciones de negocio y productividad y accesible desde múltiples dispositivos. El servicio está basado en la nube y, por tanto, es accesible desde cualquier lugar con conexión a Internet.
Gracias a esta solución, Comercial Cuatro añade agilidad al intercambio seguro de documentos, en especial los Contratos que suscribe con sus clientes, mediante un proceso digital, fiable y eficaz. Hasta ahora, este proceso se realizaba en papel.
Los beneficios aportados por SealSign son significativos e incluyen la automatización de los procesos y la reducción de los tiempos de tramitación; además de evitar traslados y pérdidas de documentos confidenciales y sensibles. Asimismo, se ha logrado evitar el consumo de papel y se han extremado las medidas de seguridad que protegen los archivos. Se trata, en resumen, de un paso más hacia la transformación digital de Comercial Cuatro.
Samuel Antón, Gerente de Comercial Cuatro, subraya que “esta herramienta permite automatizar y agilizar uno de los procesos administrativos más sensibles. Esta solución va a redundar en una mayor productividad en una cuestión tan importante como es la gestión de los trámites administrativos”.
El despliegue final de la infraestructura se culminó el pasado mes de enero y el servicio está ya totalmente operativo. Según Samuel Antón, “esta integración se traduce en una mayor capacidad de almacenamiento, escalabilidad y disponibilidad y un ahorro de costes en la implantación de hasta un 80%. De esta manera se democratiza el uso de las plataformas de firma digital y biométrica, hasta ahora limitada a grandes corporaciones, a organizaciones de todos los tamaños y presupuestos”.
Para Samuel Antón “Comercial Cuatro continúa con su proceso de transformación digital apostando firmemente por la seguridad extremo a extremo, invirtiendo en materia de infraestructuras. Además, establece nuevas alianzas para la implantación de soluciones e invierte en capital humano que le permite no sólo crecer en capacidades, sino continuar creciendo”.
Cómo funciona SealSign
Para firmar documentos se debe crear un proceso o flujo de firma desde un PC, un ordenador o dispositivo móvil. Durante el proceso la definición del flujo de firma indicará los documentos que se van a firmar y también las personas que participan en el flujo, incluyendo los firmantes, además de los revisores y los usuarios informados, en caso de ser requeridos. El usuario puede visualizar el documento antes de enviarlo e incluso señalar dónde deben colocarse las firmas.
A continuación, recibirá un correo electrónico con el documento a firmar más un PIN de autenticación OTP (One Time Password) a su correo electrónico o por SMS, que le permitirá firmar el documento con todas las garantías exigidas.
SealSign se encarga de añadir las firmas de todos los firmantes y de notificar la finalización del proceso.
Para firmar biométricamente desde un dispositivo móvil, el usuario sólo debe instalar la app gratuita SealSign disponible para iOS y Android, mientras que la firma OTP no precisa ninguna instalación adicional.
Cualquiera de los intervinientes puede descargar el documento de evidencias legales, que contiene todos los datos de las firmas y el Hash único del documento.
La flexibilidad de la solución permite la integración con los propios sistemas de las empresas para una mayor adaptabilidad y facilidad de uso del servicio y es posible la personalización del servicio en función de las necesidades del cliente, así como que éste cuente con soporte especializado en todo momento.
Validez Legal de la firma con SealSign
La firma electrónica se regula en nuestro ordenamiento jurídico mediante la aplicación de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza y el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014 (eIDAS), relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva 1999/93/CE. La reciente Ley 6/2020 ha derogado la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, y con ella aquellos preceptos incompatibles con el Reglamento eIDAS que es de aplicación directa, evitando así la existencia de vacíos normativos susceptibles de dar lugar a situaciones de inseguridad jurídica en la prestación de servicios electrónicos de confianza.
De conformidad con dicho ordenamiento jurídico, la firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
En este sentido, Comercial Cuatro ofrece SealSign, que permite la firma de documentos mediante un proceso con total validez legal, ya que recoge determinados parámetros biométricos (presión, velocidad de escritura y aceleración del trazo) y los encripta para asegurar la integridad del documento. La securización es otro aspecto clave, ya que tanto las comunicaciones como los datos biométricos se encuentran cifrados y, además, se añade a la documentación un certificado electrónico y un sellado de tiempo que aseguran su integridad y validez legal.
Digitalización de la documentación y los procesos de firma en una empresa
Es un hecho constatado que la digitalización, además de mejorar la relación entre la empresa y sus clientes y la experiencia de estos últimos, aumenta la eficiencia de los empleados y facilita su trabajo diario, agiliza los procesos e incrementa la competitividad de las compañías.
La digitalización de documentos se presenta como una medida imprescindible para aquellas empresas que almacenan y firman un volumen elevado de documentos, datos u otros archivos, que además deben guardar durante un periodo de tiempo establecido por la ley. Esto se aplica a empresas de cualquier tamaño y sector de actividad, ya que la gestión y firma de documentación (contratos, nóminas, albaranes facturas, etc.) es algo común a cualquier negocio.
SealSign se suma a nuestro catalogo de soluciones específicas de la gestión documental, del que forman parte las herramientas Avanbox, Docshare, Digitaldocu y Docuware. todas ellas comercializadas a través de nuestra consultora tecnológica C4Consulting.
El equipo de C4Consulting trabaja con sus clientes para establecer y gestionar su transformación digital, su seguridad informática, sus puestos de trabajo en remoto, y un largo etcétera de servicios.
C4Consulting es tu socio en la gestión de la transformación de tu empresa. Te ayuda a reducir el riesgo de la toma de decisiones, abordando los cambios necesarios en tiempo real y agilizando la toma de decisiones con datos enriquecidos, explorando los factores clave de éxito, identificando los riesgos potenciales y priorizando las oportunidades.
Además en C4Consulting te ayudamos a tramitar las ayudas y líneas de financiación del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia aprobado por el Gobierno español y garantizado por fondos europeos (Next Generation EU).
En conclusión podemos afirmar que la transformación digital no es una opción, es imprescindible para las empresas, y determinará su competitividad e incluso su supervivencia.
Desde hace un tiempo estamos sufriendo un cambio radical en nuestra forma de vida, en nuestro trabajo y en cómo nos relacionamos entre nosotros, provocado por las nuevas tecnologías, innovaciones y herramientas digitales, y acelerado por la pandemia de la COVID-19. Las tecnologías digitales están redefiniendo la forma en que el mundo trabaja y vive.
Continuamente hablamos de la transformación digital y de la digitalización como sinónimos, pero no lo son, y se está generando confusión y errores. Las empresas deben diferenciar y tener claros ambos conceptos a la hora de tomar decisiones estratégicas.
Transformación Digital
Transformación Digital es un proceso de integración de la tecnología digital en todas las áreas de una empresa, en todos los aspectos del negocio, e implica cambios fundamentales en el ámbito de la tecnología, la cultura, la operación y en la entrega de valor a los clientes. Requiere repensar cómo se hace el trabajo, quién lo hace y cómo lo experimentan los clientes.
Como cualquier proceso de disrupción o cambio brusco, la transformación digital conlleva amenazas y oportunidades, cambios en el modelo de negocio, y requiere una revolución en las habilidades personales y organizacionales que culminará con la transformación de las empresas.
Digitalización
Digitalización es convertir lo tradicional en digital, es el proceso de transformar procesos analógicos y objetos físicos en digitales, es cambiar la forma de hacer las cosas, cambiar los procesos utilizando la tecnología como habilitadora.
Ambas son necesarias para todas las empresas, y digo todas, desde PYMES hasta grandes corporaciones, si quieren ser competitivas en un mundo cada día más digital. Y deben tener claro que digitalización y transformación digital trabajan de forma complementaria y no todas las empresas necesitan implementar ambos procesos.
Las diferencias en la digitalización de las empresas siguen siendo muy acusadas en función del tamaño y del sector de la empresa. Por tamaño, siguen siendo las grandes empresas las que tienen mayor nivel de digitalización y por sectores, el de información y comunicaciones sigue liderando el ranking de digitalización, según el informe “Digitalización de las Pymes 2021” elaborado por el ONTSI (Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad)
La transformación digital ha logrado un mayor desarrollo en las grandes empresas, mientras que las PYMES están teniendo problemas para integrar las nuevas tecnologías digitales. Ese mayor desarrollo se ha visto acelerado por la pandemia, y las empresas han tenido que construir rápidamente una base tecnológica, identificando las principales prioridades para la reactivación empresarial, basada en la nube, los empleados y los clientes.
Las PYMES, que representan el 97% del tejido económico español, están luchando para enfrentar los desafíos de la transformación y lograr mejores resultados. Uno de los principales obstáculos con el que se encuentran, pese a tener una visión objetivo de lo que necesitan transformar, es no saber qué tecnología necesitan. De ahí la importancia de contratar una empresa tecnológica que les ayude a realizar un diagnóstico sobre su grado de digitalización y que además las asesore sobre los pasos que han de seguir para su implantación.
El equipo de C4Consulting trabaja con sus clientes de empresa para establecer y gestionar su transformación digital, su seguridad informática, sus puestos de trabajo en remoto, y un largo etcétera de servicios.
C4Consulting es tu socio en la gestión de la transformación de tu empresa. Te ayuda a reducir el riesgo de la toma de decisiones, abordando los cambios necesarios en tiempo real y agilizando la toma de decisiones con datos enriquecidos, explorando los factores clave de éxito, identificando los riesgos potenciales y priorizando las oportunidades.
Es muy importante contar con un socio tecnológico que aporte las capacidades necesarias para llevar a cabo cada proyecto de digitalización. Y es aquí donde C4Consulting se convierte en el mejor socio tecnológico, al contar con:
- Experiencia y conocimiento, se adapta a todos los sectores.
- Completo porfolio de soluciones y herramientas digitales.
- Capacidades financieras que garantizan el éxito de los proyectos de transformación de las empresas.
- Un equipo experto y cualificado.
Además en C4Consulting te ayudamos a tramitar las ayudas y líneas de financiación del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia aprobado por el Gobierno español y garantizado por fondos europeos (Next Generation EU).
En conclusión podemos afirmar que la transformación digital no es una opción, es imprescindible para las empresas, y determinará su competitividad e incluso su supervivencia.
C4Consulting es tu interlocutor ÚNICO en soluciones IT, tu socio tecnológico, te guiamos en tu Transformación Digital. La tecnología nunca dejará de evolucionar, por eso es tan importante contar con un asesor que te ayude a encontrar las soluciones idóneas, sea cual sea tu industria. Somos una empresa DIFERENTE en el área de la informática y los sistemas.
De la noche a la mañana todo cambió, las empresas cerraron, la gente se fue a su casa y tuvimos que manejar una realidad que no teníamos prevista.
La pandemia de la COVID-19 ha transformado nuestra forma de vivir, trabajar y socializar, y continuará dando forma a nuestra sociedad en los próximos años.
Hemos descubierto las cosas que podemos hacer en remoto cuando es necesario, incluso sintiéndonos más cómodos, cambiando nuestros hábitos y preferencias.
Movilidad y transformación digital
Antes de la pandemia apenas existía el teletrabajo y, con la pandemia, muchas empresas se han planteado que es la solución ideal para poder seguir con sus actividades, evitar las aglomeraciones y cumplir con las nuevas normas de prevención que establecen las autoridades.
Se han desmontado barreras culturales y tecnológicas que impedían el teletrabajo, creando un cambio estructural con respecto al lugar en el que se desarrolla el trabajo.
Esto no implica que las oficinas desaparezcan, las actuales tendencias avanzan hacia que persistan los modelos híbridos de teletrabajo. combinando la asistencia al centro laboral con el trabajo desde casa. Esta realidad conlleva la creación del concepto de oficina conectada, un híbrido entre la oficina física tradicional y el trabajo desde el hogar.
Un estudio llevado a cabo por Microsoft (“2021 Work Trend Index: Annual Report. The Next Great Disruption Is Hybrid Work – Are We Ready?”) destaca que casi las tres cuartas partes de los trabajadores consultados demandan que las condiciones de trabajo en remoto se mantengan una vez finalizada la pandemia. Por otro lado, el mismo estudio refleja que el 67% de los trabajadores consultados necesita más tiempo de trabajo presencial en colaboración con su equipo. Estos datos aparentemente contradictorios definen un sistema híbrido, que combine proporcionalmente el trabajo en remoto con la asistencia a los centros de trabajo.
Esta nueva realidad requiere un cambio en el modo en el que trabajamos, un cambio en cómo se organizan las empresas, la adaptación a los requisitos de la automatización, la digitalización y otras tecnologías.
El teletrabajo forma parte de la transformación digital de las empresas y requiere una estrategia con una hoja de ruta, un plan que implica un cambio en la mentalidad de las empresas y los empleados. Es una apuesta de futuro hacia nuevos métodos de trabajo que aprovechen todo el potencial de la digitalización.
La transformación digital ayuda a las empresas y permite que compitan mejor en un entorno económico que cambia constantemente a medida que la tecnología evoluciona.
El equipo de C4Consulting trabaja con sus empresas clientes para establecer y gestionar su transformación digital, su seguridad informática, sus puestos de trabajo en remoto, y un largo etcétera de servicios.
