En su proceso de transformación digital, Comercial Cuatro ha implementado la solución SealSign, que garantiza la agilidad del proceso de gestión documental de los trámites con sus clientes. El nuevo sistema agiliza la gestión administrativa al reducir los trámites y procedimientos que se deben realizar, garantizando la identidad de los usuarios de forma fehaciente.
A pesar de que desde hace décadas se habla de la “oficina sin papeles” esta circunstancia aún queda lejos, sobre todo porque continúan existiendo algunas barreras culturales y legales que lo dificultan. De esta manera, aunque tengamos un documento en formato electrónico, cuando es necesario firmarlo se sigue recurriendo a su impresión y firma, frente a las ventajas de la firma electrónica.
SealSign, desarrollado por la unidad de ciberseguridad de Telefónica Tech, es una plataforma modular de firma digital y biométrica con validez legal integrada con aplicaciones de negocio y productividad y accesible desde múltiples dispositivos. El servicio está basado en la nube y, por tanto, es accesible desde cualquier lugar con conexión a Internet.
Gracias a esta solución, Comercial Cuatro añade agilidad al intercambio seguro de documentos, en especial los Contratos que suscribe con sus clientes, mediante un proceso digital, fiable y eficaz. Hasta ahora, este proceso se realizaba en papel.
Los beneficios aportados por SealSign son significativos e incluyen la automatización de los procesos y la reducción de los tiempos de tramitación; además de evitar traslados y pérdidas de documentos confidenciales y sensibles. Asimismo, se ha logrado evitar el consumo de papel y se han extremado las medidas de seguridad que protegen los archivos. Se trata, en resumen, de un paso más hacia la transformación digital de Comercial Cuatro.
Samuel Antón, Gerente de Comercial Cuatro, subraya que “esta herramienta permite automatizar y agilizar uno de los procesos administrativos más sensibles. Esta solución va a redundar en una mayor productividad en una cuestión tan importante como es la gestión de los trámites administrativos”.
El despliegue final de la infraestructura se culminó el pasado mes de enero y el servicio está ya totalmente operativo. Según Samuel Antón, “esta integración se traduce en una mayor capacidad de almacenamiento, escalabilidad y disponibilidad y un ahorro de costes en la implantación de hasta un 80%. De esta manera se democratiza el uso de las plataformas de firma digital y biométrica, hasta ahora limitada a grandes corporaciones, a organizaciones de todos los tamaños y presupuestos”.
Para Samuel Antón “Comercial Cuatro continúa con su proceso de transformación digital apostando firmemente por la seguridad extremo a extremo, invirtiendo en materia de infraestructuras. Además, establece nuevas alianzas para la implantación de soluciones e invierte en capital humano que le permite no sólo crecer en capacidades, sino continuar creciendo”.
Cómo funciona SealSign
Para firmar documentos se debe crear un proceso o flujo de firma desde un PC, un ordenador o dispositivo móvil. Durante el proceso la definición del flujo de firma indicará los documentos que se van a firmar y también las personas que participan en el flujo, incluyendo los firmantes, además de los revisores y los usuarios informados, en caso de ser requeridos. El usuario puede visualizar el documento antes de enviarlo e incluso señalar dónde deben colocarse las firmas.
A continuación, recibirá un correo electrónico con el documento a firmar más un PIN de autenticación OTP (One Time Password) a su correo electrónico o por SMS, que le permitirá firmar el documento con todas las garantías exigidas.
SealSign se encarga de añadir las firmas de todos los firmantes y de notificar la finalización del proceso.
Para firmar biométricamente desde un dispositivo móvil, el usuario sólo debe instalar la app gratuita SealSign disponible para iOS y Android, mientras que la firma OTP no precisa ninguna instalación adicional.
Cualquiera de los intervinientes puede descargar el documento de evidencias legales, que contiene todos los datos de las firmas y el Hash único del documento.
La flexibilidad de la solución permite la integración con los propios sistemas de las empresas para una mayor adaptabilidad y facilidad de uso del servicio y es posible la personalización del servicio en función de las necesidades del cliente, así como que éste cuente con soporte especializado en todo momento.
Validez Legal de la firma con SealSign
La firma electrónica se regula en nuestro ordenamiento jurídico mediante la aplicación de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza y el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014 (eIDAS), relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva 1999/93/CE. La reciente Ley 6/2020 ha derogado la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, y con ella aquellos preceptos incompatibles con el Reglamento eIDAS que es de aplicación directa, evitando así la existencia de vacíos normativos susceptibles de dar lugar a situaciones de inseguridad jurídica en la prestación de servicios electrónicos de confianza.
De conformidad con dicho ordenamiento jurídico, la firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
En este sentido, Comercial Cuatro ofrece SealSign, que permite la firma de documentos mediante un proceso con total validez legal, ya que recoge determinados parámetros biométricos (presión, velocidad de escritura y aceleración del trazo) y los encripta para asegurar la integridad del documento. La securización es otro aspecto clave, ya que tanto las comunicaciones como los datos biométricos se encuentran cifrados y, además, se añade a la documentación un certificado electrónico y un sellado de tiempo que aseguran su integridad y validez legal.
Digitalización de la documentación y los procesos de firma en una empresa
Es un hecho constatado que la digitalización, además de mejorar la relación entre la empresa y sus clientes y la experiencia de estos últimos, aumenta la eficiencia de los empleados y facilita su trabajo diario, agiliza los procesos e incrementa la competitividad de las compañías.
La digitalización de documentos se presenta como una medida imprescindible para aquellas empresas que almacenan y firman un volumen elevado de documentos, datos u otros archivos, que además deben guardar durante un periodo de tiempo establecido por la ley. Esto se aplica a empresas de cualquier tamaño y sector de actividad, ya que la gestión y firma de documentación (contratos, nóminas, albaranes facturas, etc.) es algo común a cualquier negocio.
SealSign se suma a nuestro catalogo de soluciones específicas de la gestión documental, del que forman parte las herramientas Avanbox, Docshare, Digitaldocu y Docuware. todas ellas comercializadas a través de nuestra consultora tecnológica C4Consulting.
C4Consulting es tu socio en la gestión de la transformación de tu empresa. Te ayuda a reducir el riesgo de la toma de decisiones, abordando los cambios necesarios en tiempo real y agilizando la toma de decisiones con datos enriquecidos, explorando los factores clave de éxito, identificando los riesgos potenciales y priorizando las oportunidades.
Además en C4Consulting te ayudamos a tramitar las ayudas y líneas de financiación del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia aprobado por el Gobierno español y garantizado por fondos europeos (Next Generation EU).
En conclusión podemos afirmar que la transformación digital no es una opción, es imprescindible para las empresas, y determinará su competitividad e incluso su supervivencia.